Een IT-offboardingchecklist zorgt ervoor dat een vertrekkende medewerker de toegang verliest, terwijl het bedrijf de informatie behoudt die het nog nodig heeft. Stem de timing af met HR en de manager, en behandel accounts, apparaten en data-eigendom vervolgens als afzonderlijke taken.
Spreek de deadline voor toegang af vóór de laatste dag
Wijs één persoon aan om HR, de manager en IT te coördineren. Leg vast wanneer de toegang moet eindigen, welke apparatuur moet worden ingeleverd en wie de eigenaar wordt van het werk van de medewerker. Een onverwacht vertrek vereist mogelijk een andere volgorde dan een geplande overdracht.
Stuur geen wachtwoorden rond om het werk gaande te houden. Geef de vervangende medewerker een eigen account en de benodigde machtigingen. Gedeelde inloggegevens maken latere controle en intrekking moeilijker.
Inventariseer meer dan alleen het Microsoft 365-account
Controleer e-mail, VPN, remote desktop, zakelijke applicaties, cloudconsoles en eventuele persoonlijke accounts die voor bedrijfswerk worden gebruikt. Neem ook gasttoegang in klantomgevingen en portalen van leveranciers op. Vraag de manager om de lijst te bevestigen in plaats van alleen te vertrouwen op een centrale directory.
Volg voor Microsoft 365 de ondersteunde procedures van de tenant voor het blokkeren van aanmeldingen en het intrekken van sessies. Alleen het wachtwoord wijzigen is geen volledig plan voor het verwijderen van toegang. Controleer ook de authenticatiemethoden en apparaten die aan het account zijn gekoppeld. Microsoft beschrijft de stappen voor het verwijderen van een voormalige medewerker uit Microsoft 365.
Bewaar gegevens bewust, niet voor onbepaalde tijd
Identificeer de bedrijfsbestanden en records die moeten worden bewaard voordat u een account verwijdert of een licentie intrekt. Bevestig de toepasselijke regels voor bewaring en licenties voor mailboxen, OneDrive en andere diensten. Ga er niet van uit dat elke dienst verwijderde gegevens even lang bewaart.
Draag het zakelijke eigendom van gedeelde documenten, applicatie-integraties en geplande taken over. Toegang tot de mailbox van een voormalige medewerker moet een gedocumenteerd doel, goedkeuring en tijdslimiet hebben. Privacy- en arbeidsverplichtingen blijven van kracht nadat iemand vertrekt.
Wat moet er met de laptop gebeuren?
Leg de inlevering en de staat van het apparaat vast en volg daarna een goedgekeurd proces voor het bewaren van de benodigde bedrijfsgegevens en het wissen van het apparaat vóór hergebruik. Beoordeel bij een verloren of niet-ingeleverd apparaat de beschikbare beheerfuncties op afstand en de incidentafhandeling. Wis niet eerst om pas achteraf naar noodzakelijke bestanden te vragen.
Kunnen we het account onmiddellijk verwijderen?
Pas na het controleren van de gegevensbewaring, het eigendom en eventuele afhankelijkheden van diensten. Het blokkeren van toegang en het verwijderen van een identiteit zijn verschillende beslissingen. Een account kan eigenaar zijn van een integratie of herstelmethode, zelfs als de persoon niet meer hoeft in te loggen.
Maak uw IT-offboardingchecklist herhaalbaar
Een korte checklist met aangewezen eigenaren is nuttiger dan een lang document dat niemand invult. De Managed IT Support van ICT Shift helpt bij het coördineren van toegang en apparaten, en Cybersecurity & Business Continuity richt zich op risico’s en herstel.
Praat met een engineer over uw offboardingproces als vertrekken momenteel afhankelijk zijn van iemand die moet onthouden welke accounts er bestaan.
